Cara Mengurus Visa sendiri tanpa Travel Agent - Schengen Visa

Diperbarui: Mei 25

Huahhhh seru dan bikin deg-degan mengurus visa secara mandiri tanpa bantuan agen travel dan tanpa bantuan teman atau siapapun.

Saat submit pede aja yakin diapprove, tapi begitu 1 hari (saat dapat e-mail dari vfs "your application has been sent to Regional Dutch Embassy") dan mulai menunggu jawaban dari pengajuanmu itu rasanya sama kayak menunggu seseorang menyatakan cintanya padamu haha..


Yang sudah nonton youtube saya : www.youtube.com/opinez udah tahu apa negara Impian kecil saya yang berada di urutan pertama? jika belum, silakan nonton video saya di bawah ini


Jadi beberapa bulan lalu ada promo "Sambar Gledek" di salah satu aplikasi booking online tiket pesawat (t*ketdotcom), tanpa pikir panjang saya booking tiket Jakarta - Amsterdam PP 4jutaan maskapai Eth*ad, puluhan kali coba lakukan pembayaran error mulu, akhirnya bookingan itu gagal bayar dan cancel. Orang-orang yang tinggal di Jakarta pada ke kantor t*ketdotcom untuk complain dan ternyata mereka bisa dibantu tetap issued tiket mereka karena yang down saat itu memang server dari si aplikasinya. Sayangnya saya tinggal di Makassar, gak punya kesempatan itu (untung banget yah yang tinggalnya di Jakarta). Kecewa, saya beralih ke kompetitornya, buka aplikasi tr*veloka, cek-cek tiket dapat juga promo Jakarta - Dussledorf (Jerman) 6juta PP, maskapai Sing*pore Airline. Wah kebetulan banget nih, walaupun saya terbang ke Amsterdam dengan tiket 4juta PP saya akan tetap lanjut ke Dusseldorf (pengen ketemu sahabat saya di Jerman sebelum saya pindah ke Belanda, negara tujuan utama saya sih tetap Belanda yaaa ) dengan kereta atau pesawat lanjutan dan total biaya juga sekitar 6jutaan, berarti beruntunglah saya dapat tiket ini ya kan?


Ok, tiket sudah di tangan dan sekarang pertanyaannya adalah ..... Apakah saya bisa ke Eropa?? karena tiket pesawat dan passport saja tidak cukup. Penginapan, transportasi antar negara dan transportasi lokal, makan, tiket masuk objek wisata, dll harus dipikirkan dan yang tidak kalah pentingnya dengan passport adalah VISA.

Saat itu belum ada persiapan sama sekali mengenai biaya dan juga belum memutuskan negara mana saja selain Belanda dan Jerman yang akan saya kunjungi, tapi saya sudah

beli tiket pesawat dengan keberangkatan 31 Oktober 2019 dan kepulangan 13 November 2019. Untuk Visa saya rencanakan pengajuannya 90 hari sebelum berangkat, karena itu juga adalah syarat (maksimal pengajuan visa adalah 90 hari sebelum berangkat) kalau kamu ngotot mau panjar 6 bulan sebelumnya tetap gak bisa yaa :D


Mestinya dari 31 Juli 2019 sudah bisa apply bisa, tapi yah namanya backpacker dana selalu pas-pasan bahkan kurang ya saudara-saudara hehehe.. ternyata saya butuh tambahan waktu untuk maintain rekening biar terlihat sehat saat cetak rekening koran hihi, tapi yang paling utama ya memang masih nambah-nambah tabungan biar cukup bertahan hidup di negeri orang, masa sih mau ngegembel di sana?.. Akhirnya baru merasa siap apply di bulan September 2019.


Sedihnya lagi adalah kantor VFS Global di Indonesia (pihak ketiga yang menghandle pengajuan visa) hanya ada di Jakarta, Surabaya dan Denpasar, sayang sekali tidak ada di Makassar jadi saya harus terbang ke salah satu kota tersebut. Well, saya pilih Surabaya yang terdekat dari Makassar dan termurah tiket penerbangannya.


Dari awal beli tiket pesawat sudah berkomitmen pada diri sendiri "saya tidak akan pernah meminta dan menerima bantuan dari siapapun terkait pengurusan visa saya", ada 2 orang teman saya dari negara tujuan yang menawarkan bantuan yaitu ingin menjadi sponsor tapi saya tolak, mereka bahkan sudah sangat siap mengirim dokumen mereka ke Indonesia tapi saya memilih untuk mandiri, jika visa saya ditolak berarti memang saya belum pantas ngetrip ke Eropa. Saya juga baca banyak informasi bahwa lebih mudah menggunakan agen travel, namun karena saya SOLO BACKPACKER, bagi saya travelling adalah tentang belajar maka saya akan belajar sendiri mulai dari merencakan trip, menyiapkan segala-galanya, membiayai perjalanan sendiri bahkan mengurus-urus dokumen perijinan sekalipun itu menguras waktu, tenaga, dana dan pikiran, akan kujabanin demi mendapatkan pengalaman dan pengetahuan baru. Bagi saya, Ilmu dan pengalaman memang mahal jadi harus dibeli, demi diri sendiri dan anak cucu kelak ( itu prinsip saya dan juga ajaran dari mama saya "perkaya diri dengan ilmu dan pengalaman" )


Jadi inilah langkah-langkah persiapan saya untuk mendapatkan visa Eropa, jika ada yang berbeda dengan yang dilakukan oranglain maka itu bisa saja terjadi, tapi saya rasa kurang lebih sama karena ada mandatory document dari kedutaan yang harus dipenuhi.


1. Beli tiket pesawat

Ada orang yang dummy tiket pesawatnya, karena mereka ingin visa-nya approve dulu baru berani keluarkan biaya-biaya termasuk beli tiket. Soalnya kalau sudah beli tiket tapi visa tidak approve maka kita pasti rugi biaya, apalagi kalau tiket promo yang non-refundable kalau batal berangkat ya tiket hangus (biasanya hanya bisa rescheduled) Saya sendiri tidak berpikir demikian, saat itu sekitar April 2019 saya lihat promo tiket pesawat dan tiba-tiba langsung memutuskan "saya harus pergi", padahal target ke Eropa saya adalah paling cepat tahun 2023, tapi karena ada tiket murah ya sudah, ngapain tunda-tunda ya kan? :D

Rasanya gak sabar ingin melihat Belanda, nama negara pertama di luar Indonesia yang saya tahu (dari nenek mama saya) saat saya usia sekitar 3 tahunan dan usia buyut saya sekitar 80 tahun hahaha


2. Mulai susun rencana perjalanan (Itinerary)

Dari bulan Mei saya sudah memikirkan kira-kira dengan 2 minggu negara apa saja yang bisa saya kunjungi? Dengan pertimbangan : Dana gak cukup untuk sering bolak-balik ke Benua Eropa, maka sekali ke sana saya harus rela pindah-pindah negara dengan sedikit tergesa-gesa demi melihat dan merasakan sendiri kehidupan di setiap negara, akhirnya saya putuskan 5 negara yaitu Belanda, Jerman, Belgia, Prancis dan Swiss. Di bulan Juli, saya mulai menyusun rencana perjalanan saya sambil hitung-hitung anggaran. Mengenai anggaran (budget trip) akan saya bahas di tulisan berbeda


4. Booking penginapan

Saya backpacker maka penginapan yang saya pilih adalah Hostel, gak kuat booo bayar kamar hotel di Eropa :D

Berhubung visa saya belum pasti diapprove maka saya memilih booking hotel yang free cancelation sehingga kalau kita tidak jadi berangkat maka kita masih bisa batalkan hotel yang sudah kita booking tanpa kena biaya.

Saya booking di sini : https://join.booking.com/r/d/4a3b2858?lang=en-gb&p=4


5. Siapkan dokumen yang dibutuhkan untuk apply visa

Sebenarnya panduan tentang pengajuan visa dan dokumen apa saja yang dibutuhkan semua sudah termuat di website VFS di sini :

https://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/how-to-apply.html

Saya sendiri tidak dibantu oleh siapapun dan tidak ada tempat bertanya mengenai pengajuan visa, semua informasi saya dapatkan sepenuhnya dari website. Jadi teman2 budayakan membaca ya, karena dengan membaca wawasan kita lebih luas.


Dokumen Mandatory :

Dokumen yang dipersyaratkan dari kedutaan Belanda bisa dicek di sini : https://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/pdf/Checklist-Tourist.pdf

Ini adalah dokumen wajib yang harus kamu lampirkan saat mengantar berkas aplikasi ke VFS Global.


Berikut dokumen yang saya siapkan kemarin :

  • Passport

  • KTP & KK asli (wajib diterjemahkan ke Bahasa Inggris)

  • Akta Kelahiran (wajib diterjemahkan ke Bahasa Inggris)

  • Rekening Koran 3 bulan terakhir (saya juga minta surat keterangan dari Bank), kalau ditanya berapa saldo yang harus mengendap? tidak ada kewajiban dari Kedutaan Belanda namun saldo saya saat cetak rekening koran adalah >50juta dengan mutasi yang sehat.

  • Asuransi perjalanan

  • Itinerary (wajib ditulis dalam bahasa Inggris)

  • Pas Foto 1 lembar

Selain itu, kamu bisa tambahkan berkas-berkas pendukung lainnya yang kamu anggap kira-kira bisa menguatkan aplikasi kamu (sebagai pertimbangan) ketika dokumen mandatory kamu mungkin kurang meyakinkan. Saya sendiri sudah sangat yakin dengan dokumen mandatory yang saya lampirkan namun saya masih menambahkan dokumen-dokumen di bawah ini (kamu bisa ngikutin tapi bisa juga tidak karena ini hanya keinginan saya melampirkan) :

  • Copy Kartu Kredit (karena di dalam form aplikasi, saya menuliskan bahwa trip ini akan saya biayai sendiri dengan sumber dana : Cash & Credit Card)

  • NPWP dan Bukti Lapor SPT (karena bukti potong saya sudah kececer)

  • Surat keterangan dari keluarga bahwa mereka menjamin saya akan kembali ke Indonesia setelah liburan berakhir ( ditulis dalam bahasa Inggris, Lampirkan juga KTP yang sudah ditranslate atau Passport dari nama yang bertandatangan di Surat tersebut, saya lampirkan passportnya karena tidak perlu ditranslate lagi hahah)

  • Surat Keterangan dari Kantor tempat saya bekerja bahwa saya hanya cuti untuk berlibur ke Eropa dan akan kembali bekerja setelah selesai liburan (ditulis dalam bahasa Inggris).

  • Passport yang masih aktif dan masih berlaku minimal 6 bulan lagi ketika melakukan perjalanan ke LN + Copy passport 2 rangkap ( cukup halaman biodata + halaman belakang + halaman yang berisi stempel/ history perjalanan ke luar negeri) . Selain itu saya juga melampirkan Passport lama + Copy 1 rangkap (cukup halaman biodata + halaman belakang + halaman yang berisi stempel/ history perjalanan ke LN), kenapa saya melampirkan passport lama yang sudah tidak berlaku lagi? karena di passport lama saya ada banyak history perjalanan ke beberapa negara dengan asumsi bahwa mereka akan melihat track record saya dalam travelling dimana saya tidak pernah ada catatan buruk diimigrasi negara-negara yang pernah saya kunjungi dan saya selalu kembali ke Indonesia. Nanti mereka akan mengambil passport baru (untuk ditempelin visa jika permohonan disetujui) dan mengembalikan passport lama saat itu juga setelah mereka melakukan pengecekan

Saya juga lampirin peta itinerary saya karena menurut saya tidak terlalu lumrah memulai trip dari Dusseldorf, akan jadi pertanyaan kenapa kok ke Dusseldrof padahal apply-nya Belanda, kalau Berlin mungkin masih lumrah ya. Ini Peta itin saya :



6. Asuransi Perjalanan

Pastikan perjalanan kita dilindungi oleh asuransi karena kita tidak pernah tahu apa yang akan terjadi. Ambil paket asuransi yang setidaknya bisa mengcover biaya perawatan, biaya rumah sakit, biaya evakuasi dari lokasi kejadian ke rumah sakit terdekat, biaya kunjungan keluarga dari Indonesia dan biaya pemulangan ke Indonesia (dalam kondisi sakit ataupun meninggal dunia). Dengan nilai minimal 30.000 Euro.


Saya membeli asuransi sekitar seminggu sebelum mengajukan visa, saya memilih asuransi single trip schengen essential dengan premi Rp.210.000 dengan nilai medical expense 700 Juta, biaya evakuasi darurat dan pemulangan sesuai actual, biaya pemulangan jenazah sesuai aktual dan benefit lainnya seperti perlindungan akibat tindakan terorisme dan aktivitas olah raga dan rekereasi.

Premi dan benefit tergantung asuransi yang teman-teman pilih, dalam hal ini saya pakai asuransi Zurich.


7. Buat Janji Temu di VFS

Untuk mendapatkan pelayanan di VFS, kita tidak dapat datang begitu saja sesuka hati kita. Harus ada janji temu, itu ibarat membooking antrian untuk bisa mendapatkan pelayanan. Pembuatan janji temu dilakukan melalui website VFS yaitu : https://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/Schedule-an-Appointment.html Pilih di kota mana kita akan apply, lalu bikin akun dulu untuk mendapatkan login. Kemudian setelah login ke system VFS kita harus mengisi form singkat jadi jangan lupa siapkan passport dan juga pastikan tanggal (fix) yang kamu inginkan.

Sebaiknya janji temu dibuat selambat-lambatnya seminggu sebelum tanggal mengajukan permohonan biar bisa dapat nomor antrian.

Datanglah ke VFS sesuai jadwal (Tanggal dan jam ) yang sudah kita pilih. Nanti ketika tiba di sana, nama kita sudah ada dalam list mereka di security. Janji temu ini berbayar, kalau dulu dibayar di depan melalui transfer tapi ketika saya pengajuan ternyata baru saja berubah menjadi dibayar ditempat saat datang di hari H


8. Isi formulir Online

Sebelum ke VFS kita harus isi formulir pengajuan visa, isi selengkap-lengkapnya disini

https://consular.mfaservices.nl/schengen-visa/short-stay

lama pengisian kira-kira 30 menit, pastikan semua dokumen sudah lengkap dan ada di hadapan kita saat mengisi form online karena akan diminta banyak sekali data dari berkas yang akan kita submit ke VFS seperti : Passport, Tiket pesawat PP, Asuransi, Booking hotel, Data sponsor ( jika kamu punya sponsor) di sana. Jika kamu meninggalkan layar komputer lebih dari 30 menit maka nanti akan diulang penginputan darinya dari awal oleh karena itu siapkan semua data-data yang akan diinput di depan anda.

Setelah diisi lenglap maka silakan print juga form yang sudah diisi, jika tidak punya printer cukup save di laptop/komputer anda lalu nanti diprint karena harus dibawa saat mengajukan aplikasi ke VFS.

Biaya Logistik VFS sebesar EUR 60 (biaya mengamankan janji temu), silakan di Rupiahkan sesuai kurs yang berkaku hari tersebut

9. Penyerahan berkas dan pengambilan biometrik

Setelah semua berkas siap maka saatnya datang ke VFS esuai janji temu untuk menyerahkan semua berkas/dokumen yang dipersyaratkan, bawa foto terbaru 1 lembar foto ukuran 35 x 45 mm dengan latar belakang putih dan pastikan telinga kelihatan.

Ketentuan foto diatur di websiter VFS : https://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/orange-carpet.html


Contoh fotonya bisa cek disini : https://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/pdf/photo-requirements.pdf


Biometrik juga akan dilakukan di waktu yang sama sesaat setelah pemeriksaan berkas.

Awalnya saya berpikir biometrik adalah scan jari dan scan wajah/ retina mata, ternyata pas sampai di sana hanya perlu pengambilan sidik jari. Sebelum pulang saya juga 2x bertanya ke petugas "apakah hanay scan jari?" dan juga tanya "apakah masih ada proses selanjutnya sebelum saya pulang?", setelah yakin semua proses sudah selesai barulah saya pulang.


Jadi teman-teman jangan takut bertanya jika ragu, petugas di VFS semua sangat profesional, ramah dan tidak mempersulit kita kok


Saat pulang pastikan juga kamu sudah punya tanda terima berkas karena nanti akan digunakan untuk mengambil passport kembali setelah proses visa selesai.

Dikarenakan saya tinggal di luar kota maka saya menggunakan jasa kurir untuk mengirim passport saya, biaya kurir saya tanggung sendiri.

Adapun biaya layanan tambahan bisa dicek di sini : https://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/additional-services.html


10. Tunggu update dari VFS mengenai proses aplikasi kamu

Waktu menunggu hasil sekitar 15 hari Kalender, saat saya apply petugas pun menyampaikan hal yang sama. Namun karena saya member backpacker, di group itu sering baca postingan dari members, ada yang visanya granted hanya 2 hari setelah apply dan sebagian besar paling banyak adalah rata-rata seminggu mereka sudah bisa tahu hasilnya, postingan-postingan tersebut bikin saya galau ketika sudah 5 hari belum ada perubahan status pengajuan visa saya di webste VFS. Tiap jam saya selalu negecek e-mail saya dan cek status aplikasi di sini : https://www.vfsvisaonline.com/Global-Passporttracking/Track/Index?q=shSA0YnE4pLF9Xzwon/x/MI24mBrB3J1rBC1vdDKa5IQdrJXKYTs+DdVJBpH9l4ltQ2y2zBizKJUhg+buY7VsDgwoG+QYDsE4osnEf5eIoQ=


Pada hari ke-7 sudah tidak sabar, saya coba-coba track nomor AWB saya di website kurir, wow di sana ada history dokumen saya sudah picked up semalam sebelumnya. Secercah harapan di pagi hari, yay!!! Dengan energi positive saya memberanikan diri menelpon VFS untuk tanyakan benar gak dokumen yang dijemput kurir kemarin adalah dokumen saya? tapi dari Customer Service VFS menyampaikan bahwa mohon maaf status aplikasi Ibu masih on process dan kurir baru bisa menjemput berkas setelah proses selesai. Waduhhhhhh tambah galau nih, dengan sedih saya menutup telpeon dan bilang ke customer service "baiklah mba, terima kasih banyak ya atas bantuannya, saya akan menelpon lagi jika ada kendala ya.. selamat siang mba". Saya belum mau menyerah, maka saya menelpon customer care pihak kurir untuk memastikan apakah dokumen yang ada di status pengiriman mereka benar berisi passport saya atau ditujukan ke saya?

Dan.........ceng ceng ceng... si mbak customer care bilang "Ibu bisa tunggu beberapa menit saya cek dulu?" di saat yang sama security kantor saya datang di depan saya memberikan paket kiriman dokumen dengan covernya bertuliskan "VFS" langsung saya jawab sama mbak-nya "mba Dokumennya sudah tiba di depan saya sekarang, baru saja sedetik lalu datang" dan Mbaknya bilang "iya benar bu, di status pengiriman baru saja berubah jadi received". Saya bilang makasih lalu tutup telpon dan makin deg- degan apakah ada visa ditempel di passport saya?

Begitu buka amplop, buka passport, liat visa sudah ada di passport itu langsung histeris bahagia sampai lompat-lompat dan tanpa sadar air mata bercucuran disaksikan oleh 2 teman kerja (Rani dan Eny), si Eny nanya "emang susah ya ngurus Visa"? langsung saya bilang "susah gampang dan kita tidak pernah prediksi apakah visa kita bisa disetujui, sekalipun dokumen yang kita submit sudah lengkap"...

huahhhhhhhhhhhhhhhh Legaaaa!! perjuangan berbuah manis.

Eropa, Wait for me! ;)


11. Visa Terbit

Hampir sebulan setelah pengajuan saya baru mendapatkan informasi bahwa proses aplikasi sudah selesai dan passport sudah bisa diambil. Padahal proses dari mereka selesai hanya dalam beberapa hari dan sudah sampai ke alamat saya di hari ke-7.

Inilah e-mail yang saya tunggu-tunggu sejak hari ke-3 sampai saya ngutak-ngatik kotak Spam setiap hari bahkan setelah saya menerima passport itu. Jadi apapun yang terjadi, Approved atau rejected, kita akan tetap dikabarin via e-mail.

Siap Berangkat ke Eropa 31 Oktober - 14 November 2019, nantikan video trip saya di youtube, jangan lupa subscribe ya biar dapat pemberitahuan nanti saat saya upload videonya di channel youtube saya : www.youtube.com/ opinez


Semoga tulisan saya bermanfaat buat teman-teman yang ingin mengajukan aplikasi visa ke Belanda. Kritik dan saran ditunggu di kolom komentar yaa



205 tampilan

©2019 by Yospina Lidan Patiung ( Travel's Recap )

  • Facebook
  • YouTube